Файловый архив Электронных документов
Работа с файлами отчетности: проверка подлинности, объединение, сверка и печать.
Возможности
Просмотр печатных форм электронных документов бухгалтерской, налоговой и другой отчетности
Просмотр сведений об электронной подписи. Автоматизированная экспертиза электронной подписи
Групповая выгрузка из Контур-Экстерн документов сданной отчетности в ФНС, ПФР и квитанций о приеме 4-ФСС
Групповая выгрузка из Диадок входящих и исходящих документов
Определение назначения и типов файлов электронных документов
Формирование описи документов, содержащихся в папках на диске
Тарифы
Для 1 организации на 1 год
Просмотр печатных форм электронных документов;
Групповая выгрузка электронных документов из Контур.Экстерн;
Групповая выгрузка электронных документов из Контур.Диадок;
Проверка целостности комплекта электронных документов;
Автоматизированная экспертиза электронной подписи;
Формирование описи документов, содержащихся в папках на диске.
Архив электронных отчётов
Просмотр печатных форм электронных документов бухгалтерской, налоговой и другой отчетности;
Групповая выгрузка из Контур.Экстерн документов сданной отчетности;
Проверка целостности комплекта электронных документов отчетности;
Автоматизированная экспертиза электронной подписи;
Формирование описи документов, содержащихся в папках на диске.
Архив электронных документов
Просмотр печатных форм электронных документов за исключением отчётности;
Групповая выгрузка из Контур.Диадок электронных документов;
Проверка целостности комплекта электронных документов;
Автоматизированная экспертиза электронной подписи;
Формирование описи документов, содержащихся в папках на диске.
Каждый дополнительный КПП +1 000 ₽ к тарифу
Получить коммерческое предложение
Заполните форму и наши специалисты свяжуться с Вами в ближайшее время
Нажимая кнопку "Заказать", вы соглашаетесь с условиями
Налоговый кодекс предъявляет свои требования к хранению бухгалтерских и налоговых документов. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет. Это относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов. Минфин отмечает, что организовать хранение налоговых деклараций, счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов также должен руководитель организации или физическое лицо-налогоплательщик.
Сроки хранения документов
- Годовая бухгалтерская отчетность
- Должностные инструкции работников
- Личные дела сотрудников вашей компании
- Трудовые договоры
- Документы аттестации рабочих мест по условиям труда
- Первичные учетные документы
- Кассовые документы
Согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ организация хранения документов бухгалтерского учета возложена на руководителя организации. Храниться первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны не меньше 5 лет после отчетного года.
Юридическая значимость отчетности, представляемой в печатном виде, подтверждается собственноручной подписью должностного лица организации и отметкой принявшего ее контролирующего органа. При составлении и представлении электронной отчетности такое подтверждение невозможно.
Во многих случаях юридически значимым документом является XML-файл, а подписью - отдельный файл электронной подписи, в то время как печатная форма XML-документа и сертификат подписи не являются документами.
Тем не менее, подтвердить подлинность электронных документов учета, отчетности и файлов документооборота с контролирующими органами возможно. Для этого нужно сохранить такие электронные документы на компьютере в виде набора файлов, а затем воспользоваться программой «Баланс-2: Файловый архив электронных документов».
Закажите звонок прямо сейчас!
Ваш персональный менеджер будет сопровождать вас на всем пути сотрудничества
Нажимая кнопку "Заказать", вы соглашаетесь с условиями "Политики Конфиденциальности"
Работа с файлами отчетности
Создание на предприятии архива электронных документов важный этап структурирования электронной информации, направленный на повышение удобства ее длительного хранения и использования при необходимости. Переход к электронному архивированию в значительной степени сокращает объем бумажной работы, а в некоторых случаях позволяет полностью отказаться от нее. На фоне традиционных архивов электронная база позволяет получить доступ к любому интересующему документу в течение нескольких минут.
В большинстве случаев хранению подлежат первичные финансовые документы, бухгалтерская отчетность, документация для налоговых органов, кадровое делопроизводство. Чаще всего работа персонала ведется с завершенными документами, декларациями и отчетами, никаких изменений в которые не предусмотрено. На их основе может быть создан электронный архив для хранения и удобного доступа.
В современных условиях необходимо не просто хранение электронных документов, а создание условий, при которых обеспечивается возможность оперативного доступа к информации, ее прочтению, определении электронной цифровой подписи и так далее. Одной из сложностей при этом выступает изменение существующих форматов электронной отчетности, связанных с появлением новых программных продуктов, технологий облачного хранения и так далее. В таких условиях сложно предугадать, окажется ли текущий формат документа через несколько лет актуальным, совместимым с используемыми программами.
Законодательно лицом, ответственным за хранение документации, как в бумажном, так и электронном формате, выступает налогоплательщик. Например, статьей 29 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» четко определяется его ответственность за хранение и предоставление электронной отчетности в области бухгалтерского учета.
Программа «Баланс-2W» представляет собой современное решение для хранения электронных данных, позволяющее иметь постоянный доступ к необходимой документации. Все бумажные документы в отсканированном виде структурированы и хранятся в общей базе, позволяющей любому сотруднику получить доступ к искомому документу в течение нескольких минут.
Наличие электронного архива позволяет не только существенно упростить и ускорить работу офисных сотрудников, но и существенно сэкономить на обустройстве классических архивов, требующих вместительных помещений и особых режимов хранения в помещении. Применение современных IT-технологий позволяет в значительной степени оптимизировать бизнес-процессы, связанные с обработкой документации, оптимизировать численность персонала и эффективность труда.
Архив «Баланс-2W» полностью соответствует следующим требованиям:
- Требованиям Налогового кодекса к хранению налоговых деклараций;
- Автоматизации корпоративного документооборота;
- Возможности предоставления документации в электронном формате третьим лицам.
Переход на электронный архив особенно выгоден для компаний, сдающих электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), только начинающих свою работу, так как в дальнейшем оцифровка значительных объемов бумажной документации потребует новых ресурсов. Каким бы не был по объем документооборот, переход на хранение в электронном формате станет шагом, направленным на повышение эффективности и удобства работы, становясь важным фактором в конкурентной борьбе.
Заинтересовались предложением? Оставьте заявку на переход к электронному архиву, и наши специалисты сформируют персональное предложение, отвечающее всем потребностям заказчика.