Как организовать велопробег по городу и другие велосипедные мероприятия?

В последнее время интерес к городским велопробегам возрастает и, чтобы упростить задачу велоактивистов в регионах, ВелоГродно делится своим опытом.

Активисты ВелоГродно начали проводить городские мероприятия с 2011 года: Критическая масса, Бордюрная пятница, День без автомобиля, открытие сезона, Детские велозаезды, акцию «Картонный город» и другие. В течение этих лет условия организации мероприятий менялись неоднократно.

Организация городских велопробегов может быть делом простым, а может быть и достаточно сложным. Всё зависит от ваших намерений, от количества организаторов, от масштаба и т.д.

Велопробеги могут быть однодневные и многодневные, городские и загородные, спортивные и любительские, местные и международные и т.д.

По целям проведения велопробеги можно раскинуть на:

• культурно-массовые, ради отдыха и развлечения
• благотворительные, ради сбора средств
• корпоративные, ради рекламы и единения коллектива
• тематические, ради информирования о дате, проблеме и т.д.

В зависимости от масштаба мероприятия, организацией может заниматься один или несколько человек. Если в команде больше одного, рекомендуем сразу разделить сферы ответственности в зависимости от умений и навыков, это сэкономит время и силы. Кто понадобится:

• организатор — человек, умеющий думать стратегически, планировать и в случае чего делать все за всех :)
• коммуникатор — человек, любящий общение (с журналистами, волонтерами, спонсорами, представителями власти, милицией и т.д.);
• координатор волонтеров (если планируется более 100 участников и более 10 волонтеров);
• зависящий от соцсетей, чтобы распространять информацию всюду и приглашать ваших земляков в соответствующую группу;
• фото-, видео- любитель.

Команда должна определиться с ключевыми моментами: — маршрут: он должен быть удобен и прост для участников, а также достаточен по времени; — программа: старт — финиш, будут ли дополнительные развлечения; — место для дополнительной программы; — смета расходов: составить список необходимых материалов и средств для организации.

В последнее время ВелоГродно проводило велопробеги по одному маршруту. Он составлял 16 км, время движения — чуть больше 70 минут. Для кого-то этот маршрут был прост, а кто-то не доезжал до финиша из-за наличия горок… Помните, что к вам приедут пожилые люди, дети, родители с малышами в кресле и молодые, но не подготовленные люди.

Будет ли как-то обозначен старт и финиш? Будут они в одном месте или в разных? Будет ли дополнительная программа? Есть ли «план Б» на случай дождя? Учтите, что это может вызвать дополнительные расходы.

Если у вас нет средств, продумывайте мероприятие максимально просто. Если у вас достаточно времени на подготовку, ориентируйтесь на поиски спонсоров. Один из вариантов — провести велопробег совместно с крупным бизнесом. Другой вариант — провести велопробег в рамках городского праздника.

В Республике Беларусь проведение несанкционированного массового мероприятия карается законом (сутками и штрафами), поэтому если вы не хотите попасть в «щекотливую» ситуацию, лучше мероприятие согласовать.

Для этого вам необходимо от имени юридического или физического лица подать в исполнительный комитет Заявление по форме. В нем указываются:

• цели мероприятия;
• время и место проведения мероприятия (старта и финиша);
• маршрут;
• планируемое количество участников;
• ответственное лицо.

По нашему опыту, кроме обращения в исполком, необходимо писать заявление в ГАИ, УВД и МЧС.

Также стоит учитывать, что скорее всего ГАИ выставит вам счет за сопровождение и обеспечение безопасности во время движения. Эта сумма зависит от километража и количества привлеченных сотрудников. За 16 км по городу ВелоГродно платило порядка 150 у.е.

По количеству участников смотрите правде в глаза :) Вряд ли в маленьком городе приедет тысяча человек. В Гродно максимальное количество велосипедистов на акции было — 600.

Если ваш велопробег посвящен какой-то идее или дате, продумайте как вы донесете это участникам мероприятия, СМИ и их читателям.

Во многом, информирование — самый важный этап, так как ваши усилия будут вознаграждены количеством участников и их настроением, если же их будет мало — случится «организаторская печаль». Чтобы привлечь участников стоит:

1. Нарисовать афишу; 2. Написать пресс-релиз; 3. Распространить пресс-релиз с афишей местным СМИ, промониторить анонсы в СМИ; 4. Разместить анонс и афишу на собственных ресурсах, если есть; 5. Создать группу в соц.сетях, пригласить в нее всех земляков, попросить сделать перепост в другие местных группы. 6. Убедиться в наличии СМИ на мероприятии (позвонить и пригласить).

Имейте ввиду, что размещать информацию о велопробеге в СМИ и в сети Интернет можно только после получения согласования в исполкоме (закон суров, ребятушки).

Кроме информирования, возможно, вам придется заняться: — подготовкой дополнительной программы (конкурсы, концерт и т.д.); — поиском денег, если нужны, но лучше этот этап начать с шагом «ноль»; — поиском сувениров и других материалов, если нужны; — набором и инструктажем волонтеров.

Найдите заранее человека, который обеспечит фото и видеосъемку мероприятия. Можно рассчитывать на участников, но лучше иметь своего человека, который будет снимать то, что надо вам.

Главное, что вы должны обеспечить на мероприятии — это безопасность участников.

На велопробегах ВелоГродно за безопасность отвечают проинструктированные волонтеры (около 30 человек на колонну из 300). Функции волонтёров и правила движения в группе велосипедистов описаны в соответствующей статье.

При проведении дополнительной программы, каждый из организаторов и волонтеров должен четко знать кто за что отвечает. Участники и зрители не любят простоев из-за «технических проблем».

Первое, что интересует всех на финише: сколько было участников. Для этого один из волонтеров ВелоГродно снимает видео старта и затем банально пересчитывает :) Это помогает избегать дезинформации от тех, кто «окинул взглядом и решил».

Также лучше в течение недели завершить: — сбор информации о проведении для соц.сетей и сайта; — написание итоговой статьи для сайта или пост-релиза; — оплату по счетам.