Отчет о среднесписочной численности работников: бланк и пример заполнения

Отчет о среднесписочной численности работников — сведения в составе расчета о страховых взносах (РСВ). Отдельный бланк упразднен. Отчетность ждут в налоговых органах ежеквартально, и за ее несвоевременное предоставление предусмотрен штраф.

Отчет о среднесписочной численности работников в ФНС упразднен

Применяемый в прошлые годы бланк для сведений о среднесписочной численности работников за 2021 (форма КНД 1110018) утвержден Приказом ФНС № ММ-3-25/174@ от 29.03.2007 , который утратил силу с 01.01.2021.

Все российские работодатели и индивидуальные предприниматели, привлекавшие в прошлом году наемный персонал, были обязаны заполнить бланк и направить его в территориальный орган ФНС (п. 3 ст. 80 НК РФ) до 20 января следующего года. Если ИП не привлекал наемных лиц в отчетном году, такие сведения он не направлял.

Этот кадровый документ обязаны сдавать все новые организации, которые зарегистрировались в текущем году. Для них срок сдачи формы — 20-е число месяца, следующего за месяцем госрегистрации юрлица или ИП. По окончании деятельности и при снятии с регистрации тоже сдавали в ИФНС этот отчет — в день фактического снятия с учета в налоговых органах. Но в 2021 году эту обязанность упразднили. При желании организации и ИП вправе использовать упраздненный бланк для направления сведений в свободной форме по запросам различных органов и организаций.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить РСВ за 2020 год. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как выглядит бланк РСВ

Действующая форма РСВ, которая содержит сведения о численности за 2021 год, утверждена Приказом ФНС России от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@ .

Главная сложность состоит в вычислении.

Заполненный расчет, в котором содержится образец справки о средней численности работников в 2022 году, выглядит так:

Из него видно, что на титульном листе обязательно указываются:

• ИНН предпринимателя или КПП организации;
• Ф.И.О. предпринимателя или наименование юрлица;
• название ИФНС, куда направлен отчет, и код;
• данные о среднесписочной численности;
• дата актуальности данных;
• дата составления.

В действующей форме применяется упрощенный формат численности работников за 2021 год — это просто цифра на титульном листе РСВ, больше эти сведения нигде в расчете не указывают.

После заполнения бланк заверяет подписью руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Подают документ по месту жительства и регистрации ИП или по месту учета юрлица. Данные о сотрудниках обособленных подразделений организации предоставляются в одной форме по всему юридическому лицу.

Сдают отчет в налоговую о среднесписочной численности работников лично, направляют почтой, передают через законного представителя (если подается в бумажном виде). В электронном формате его заверяют электронной подписью отправителя.

Пример расчета численности сотрудников для ИП

Показатель вычисляется в два этапа:

1. За каждый календарный месяц.
2. За год в целом.

На примере ИП расчет выглядит следующим образом.

В январе 2021 года у ИП числились 6 наемных работников. 4 из них отработали 20 рабочих дней в соответствии с нормативом. Один сотрудник находился в отпуске, поэтому отработал только 12 дней, а один сотрудник болел и отработал только 3 дня.

Среднесписочное количество работников ИП за январь 2021 года составляет:

(4 × 20) + (1 × 12) + (1 × 3) = 95 / 22 = 4,31.

Полученный результат за каждый месяц не округляется.

Для определения годового показателя необходимо суммировать среднее за каждый месяц и разделить на 12. Окончательный итог округляется до целого числа по обычному правилу: значения менее 0,5 отбрасываются, значения от 0,5 и более принимаются за единицу.

Пример:

4,31 + 5 + 4,35 + 5,2 + 4,13 + 4,0 + 5,0 + 6,0 + 4,25 + 4,45 + 5,2 + 3,8 = 55,69 / 12 = 4,64 = 5 человек.

Таким образом, у нашего предпринимателя среднесписочная годовая численность составляет 5 сотрудников. Это и есть сведения за 2021 год, которые следует указать в отчете.

Как отчитываются новые организации и ИП

Никакого особенного бланка и требований к его заполнению для создаваемых организаций и ИП не предусмотрено, а порядок заполнения данных о среднесписочной численности работников в расчете РСВ вновь созданного ООО или ИП не отличается от стандартного. При расчете показателя принимаются во внимание все штатные работники по состоянию на дату начала ведения деятельности.

Ответственность за несдачу

Не надо забывать, что за опоздание с отчетностью ФНС накажет организацию или ИП штрафом в размере 200 рублей. Кроме того, отдельный штраф в размере от 300 до 500 рублей полагается руководителю. Если отчетные данные отсутствуют, налоговые инспекторы исключат организацию или ИП из субъектов малого бизнеса, что означает утрату различных льгот и преференций, которые предоставляет такой статус.