Как идеально настроить бизнес-процессы в компании

На раз, два, три. Любой руководитель мечтает, чтобы его компания работала как часы. Но завести механизм удается далеко не с первого раза. Какие простые 5 шагов могут вам помочь, порталу HR-tv.ru рассказала Наталья Кузуб, начальник отдела обучения и развития персонала Компании Металл Профиль.

Для начала давайте определим, что означает термин «бизнес-процесс». Бизнес-процесс — это совокупность логически связанных и повторяющихся действий, мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Зачем необходимы бизнес-процессы или «мы же как-то работали»:

1. Бизнес-процессы позволяют определить зону ответственности и зону полномочий участников. Проще говоря, каждый участник бизнес-процесса понимает, что делать, в какой момент времени выполнять то или иное действие и к какому ожидаемому результату все это приведет.

2. Бизнес-процессы обеспечивают эффективное кросс-функциональное взаимодействие подразделений компании.

3. Бизнес-процессы регламентируют и стандартизируют работу компании, тем самым дают основание для контроля.

Пошаговая инструкция по настройке бизнес-процессов

Шаг 1. Постановка цели

В первую очередь необходимо разобраться, что и как происходит в компании. Для этого изучите регламентирующие документы, текущую структуру процесса и действующие схемы, поговорите с участниками, понаблюдайте за их взаимодействием, узнайте, какие ресурсы используются.

Определите узкие моменты, выявите проблемы и возможности для их устранения. Установите количественные и качественные показатели результата.

Шаг 2. Моделирование и разработка

До начала этапа необходимо решить, кто из сотрудников будет участвовать в моделировании и разработке бизнес-процесса. Для этого потребуется создать рабочую команду или проектную группу и определить роли: лидер команды, владелец процесса, эксперт и т.п. Оптимальное количество участников – 3-5.

При формировании команды учитывайте, что участник команды должен:

- обладать знаниями и опытом в области бизнес-процесса;

- иметь мотивацию и желание совершенствовать бизнес-процесс;

- иметь способность к сотрудничеству и обладать коммуникативными навыками для конструктивного взаимодействия;

В проектную группу не стоит включать сотрудников, у которых отсутствует время.

Моделирование процесса требует описание взаимосвязанных действий. Для этого можно воспользоваться тремя основными инструментами – текстовым, графическим и табличным.

Текстовый инструмент – описание в свободной или регламентированной форме последовательности шагов. Инструмент эффективен на начальном этапе моделирования бизнес-процессов, когда необходимо записать мысли и идеи.

Графический инструмент – позволяет визуализировать взаимосвязанные действия, описать алгоритмы в виде блоков. Графические инструменты способствуют простоте восприятия информации.

Табличный инструмент – содержит графы с этапами и описанием действий, ожидаемым результатом, ответственными, сроками и т.п.

При описании бизнес-процессов необходимо получить ответы на следующие вопросы: Что? Зачем? Кто? Когда? Как?

Шаг 3. Тестирование

Этап позволяет выявить подводные камни и устранить причины возникновения сложностей, определить соответствие бизнес-процесса заданным целям.

Проверьте, как будет работать бизнес-процесс в конкретном отделе/ подразделении/ филиале. Для этого задействуйте сотрудников, которые будут принимать участие в цепочке действий. При необходимости внесите коррективы.

Шаг 4. Регламентирование

Регламентирование бизнес-процесса является базой знаний для всех сотрудников/ должностей/ подразделений компании, которые принимают в нем непосредственное участие. Стандартизация действий, мероприятий или задач обеспечивает возможность управления процессами и, соответственно, позволяет устанавливать точки контроля.

Формальный подход к регламентированию приводит к тому, что создается документ, который не работает на практике.

При регламентировании соблюдайте основные правила:

1. Документ должен быть описан простым и доступным языком так, чтобы, к примеру, любой «новичок», пришедший в компанию, понимал описанный бизнес-процесс;

2. Документ должен быть структурирован, логика и последовательность действий должны быть соблюдены (вход-выход на каждом этапе);

3. До выпуска документа «в свет» согласуйте его с сотрудниками, которые участвовали в разработке бизнес-процесса.

Шаг 5. Внедрение и контроль

До внедрения бизнес-процесса в компании необходима подготовка:

1. Организуйте коммуникацию со всеми сотрудников компании, на которых повлияет внедрение бизнес-процесса. Расскажите о проблемах, которые позволит решить внедрение бизнес-процесса, о преимуществах выполнения новых правил как для компании, так и для самого сотрудника.

2. Обучите работе с процессом – создайте инструкцию или блок-схему, которые наглядно покажут последовательность действий, сроки выполнения, ожидаемый результат и т. п.

Запускайте процесс, но будьте готовы к тому, что, в зависимости от степени сложности процесса, вам потребуется постоянно контролировать его в течение 1-3 месяцев.

В дальнейшем при проведения выборочного аудита можно использовать чек-листы.

Шаг 6. Оптимизация

Знайте, что бизнес-процессов, выстроенных в компании на века, не бывает. Чтобы вовремя реагировать на изменения рынка и быть конкурентоспособной компанией, требуется регулярно пересматривать бизнес-процессы.

Для этого уже при проведении выборочных аудитов можно понять, где находятся узкие места, какие действия не приносят ожидаемый результат, требуют бо́льших ресурсов.