Все об автомобиле на предприятии.

Порядок заполнения транспортной документации

Продолжаем цикл публикаций по вопросам учета приобретения, аренды, содержания и обслуживания транспортных средств на предприятии (начало см. в "ДК" №51, 52/2001, 8/2002). Рассмотрим порядок заполнения товаротранспортной накладной (типовая форма №1-ТН) и путевого листа грузового автомобиля (типовая форма №2-ТН).

Приложение 1 Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля - типовая форма №2 (PDF - 63Kb)

Приложение 2 Пример заполнения товаротранспортной накладной (PDF - 54Kb) Является ли первичная транспортная документация документами строгой отчетности?

В соответствии с пп. 5.3.9 Закона №283, нельзя отнести к составу валовых расходов какие-либо расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и прочими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета.

В свою очередь, для первичного учета объемов перевезенных грузов и транспортной работы автотранспорта основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для выполнения расчетов между перевозчиками и заказчиками автомобильного транспорта применяются следующие типовые формы единой первичной транспортной документации:

- путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении - типовая форма №1 (международная);

- путевой лист грузового автомобиля - типовая форма №2 (действующая в пределах Украины);

- товаротранспортная накладная - типовая форма №1-ТН;

- талон заказчика - типовая форма №1-ТЗ (при работе автомобиля по почасовой форме оплаты транспортных услуг).

В соответствии с Решением Госпредпринимательства, указанные типовые формы транспортной документации не являются формами строгой отчетности. Но согласно Правилам №363, основными документами на перевозку грузов являются товаротранспортные накладные и путевые листы грузового автомобиля. А в соответствии с п. 11.2 указанных Правил, товаротранспортные накладные и путевые листы грузового автомобиля относятся к документам строгой отчетности .

Вот и получается, что один документ отменяет строгую отчетность для товаротранспортных накладных и путевых листов грузового автомобиля, а другой, не менее важный, подчеркивает, что это все же документы строгой отчетности. В действующем Уставе читаем следующее: " Товаротранспортная накладная является единым документом для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя, оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Учет транспортной работы и расчеты за перевозку осуществляются исключительно на основании путевых листов и приложенных к ним товаротранспортных накладных" (ст. 47 Устава).

Итак, можно сделать вывод, что транспортная документация не является документацией строгой отчетности, но ее использование необходимо и обязательно для всех предприятий независимо от форм собственности.

Поэтому можно изготавливать их самостоятельно: на компьютере, вручную или при помощи ксерокса. Кроме того, учет этих документов не следует вести на забалансовом счете, а за утерю такого бланка законодательством не предусмотрена ответственность. Впрочем, если комплект бланков все же был приобретен у продавца, то за утерю может быть предусмотрена ответственность согласно Порядку №116 - в двойном размере их стоимости с учетом индекса инфляции.

Согласно Правилам №363, путевой лист грузового автомобиля является документом, без которого перевозка грузов не допускается (п. 11.3). Путевые листы типовых форм №2 выдаются:

- только на один рабочий день (смену). На больший срок - в случаях если водитель перевозит грузы в междугородном сообщении свыше одних суток;

- только при условии возврата водителем путевого листа за прошедший день работы.

Как правило, первым заполняет путевой лист диспетчер. Если такой специалист на предприятии отсутствует, то первые записи вносит другое уполномоченное на это лицо, в частности бухгалтер. Мы не будем приводить весь текст необходимых записей в строках типовой формы №2; напомним только, что он должен соответствовать пп. 3.2.1 Инструкции №228.

Заполняя этот лист, бухгалтер или другое ответственное лицо до выдачи его на руки водителю должно заполнить графу 10 "Остаток при выезде" раздела "Движение горючего", где зафиксировать показания об остатке горючего при выезде автомобиля по данным предыдущего путевого листа и определить общее количество горючего, выданного водителю при выезде (содержится в баках автомобиля).

После выдачи путевого листа на руки водителю на обратной стороне в разделе "Горючее" следует указать количество горючего и смазки (дизельное, бензин, масло) для выполнения задания по перевозке и эти же данные занести в соответствующие графы строки "Остаток при выезде". Кроме того, в графе 5 "Показания спидометра" нужно зафиксировать данные при выезде автотранспорта из гаража.

По возвращении водителя из рейса он сдает путевой лист диспетчеру, бухгалтеру или другому уполномоченному на это лицу. В листе необходимо также указать показания спидометра и расходы горючего, по графе 5 "Показания спидометра" в строке "Возвращение в гараж" и по графе "Остаток при возвращении" раздела "Движение горючего, литров".

Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля см. в приложении 1 1 .

1. Дата выписки путевого листа - 11. 03. 2002 г.

2. Автомобиль - ГАЗ-53, номер 32-46 КХ.

3. Водитель - Пилипко Григорий Николаевич.

4. Выезд из гаража - 10 час. 30 мин.

5. Возвращение в гараж - 17 час. 30 мин.

6. Расстояние до пункта назначения - 22 км.

7. На начало дня количество горючего составляло 5 л.

8. Количество горючего, выданное для поездки, - 30 л.

9. Марка горючего - бензин А-76.

10. Отпуск разрешил - бухгалтер/диспетчер Галина Федоренко.

Товаротранспортная накладная (ТТН) не является документом строгой отчетности, поэтому изготовить ее можете самостоятельно, исходя из нужд вашего предприятия. Но если вы не предъявляете каких-то особых требований к ТТН, воспользуйтесь типовой формой, приведенной в Инструкции №228. В соответствии с ней, ТТН - это первичный документ, который служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя. Кроме того, она является и первичным документом для оприходования их у грузополучателя. В то же время это и документ, служащий основанием для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Оформлять ТТН следует отдельно на каждую поездку автомобиля, а также для каждого грузополучателя. Желательно выписывать ее в четырех экземплярах (для товарных операций).

Первый экземпляр остается у грузоотправителя. Именно он и служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у предприятия. А второй, третий и четвертый экземпляры ТТН передаются водителю грузоотправителя.

По прибытии к месту назначения водитель передает грузополучателю второй экземпляр ТТН. Он служит основанием для оприходования товарно-материальных ценностей уже у предприятия-получателя.

Третий и четвертый экземпляры нужны в том случае, если перевозчиком является третье лицо. То есть водитель передает их перевозчику. Третий служит основанием для расчетов за выполнение транспортных услуг (перевозчик отправляет его заказчику автотранспорта для оплаты за перевозку). А четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Второй, третий и четвертый экземпляры заверяются и подписями, и печатями (штампами) грузоотправителя. Кроме того, третий и четвертый еще и дополнительно заверяются подписями и печатями (штампами) грузополучателя.

Товаротранспортную накладную можно выписывать в трех экземплярах для тех грузов, которые носят нетоварный характер (т. е. их учет осуществляется путем замера, взвешивания, геодезического замера и т. п.). При этом первый экземпляр также остается у грузоотправителя - предназначается для учета выполненных объемов перевозок. Второй и третий - водитель передает перевозчику. Второй служит основанием для расчетов за выполнение транспортных услуг. А третий прилагается к путевому листу и в то же время служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Во-первых, порядок заполнения ТТН должен соответствовать п. 3.5 "Заполнение товаротранспортной накладной типовой формы №1-ТН" Инструкции №228.

Во-вторых, товаротранспортная накладная оформляется под копирку на каждую партию груза.

В-третьих, в строке "Отпуск разрешил" следует привести данные должностного лица, которое несет ответственность за отгрузку товарно-материальных ценностей. Своей подписью оно подтверждает достоверность сделанных записей и разрешает отправку груза.

Пример заполнения товаротранспортной накладной у заказчика см. в приложении 2.

1. Дата выписки ТТН - 11.03.2002 г.

2. Автопредприятие - АО "Пролисок".

3. Грузоотправитель - магазин - склад "СТК".

4. Грузополучатель - магазин "Заря".

5. Пункт погрузки - г. Киев, ул. Милютенко, 12, склад №4.

6. Пункт разгрузки - г. Киев, ул. Григоренко, 17.

7. Сведения о грузе:

1) Обувь кожаная - 100 пар

2) Обувь кожаная - 200 пар

3) Обувь кожаная - 300 пар

8. Всего отпущено товара на сумму 160000 грн.

9. Отпуск разрешил - бухгалтер Галина Федоренко.

1 Путевой лист служебного легкового автомобиля типовой формы №3 заполняется аналогично.

Наше предприятие предоставляет экспедиторские услуги. С клиентами мы заключаем договоры поручения, согласно которым расчеты с перевозчиками от имени клиента осуществляет наше предприятие. На наш счет поступают средства, включающие в себя и стоимость услуг перевозчика, и стоимость услуг, предоставленных нашим предприятием. Как в данном случае правильно отразить эти операции на счетах бухгалтерского учета, с учетом того, что реализацией является только наше вознаграждение?

В данном случае экспедиторская фирма выступает в роли поверенного и по своей сути является посредником. Средства, полученные фирмой-посредником для перечисления перевозчику, не являются ее средствами и, следовательно, не являются доходом в соответствии с П(С)БУ 15 "Доход". Доходом для фирмы-посредника будет непосредственно вознаграждение за предоставленные услуги. Такое вознаграждение является объектом обложения НДС.

Рассмотрим пример . За экспедиторские услуги, предоставляемые до пункта таможенного оформления, и за услуги по перевозке груза на экспорт на счет фирмы поступили денежные средства в сумме 3000 грн. Из них экспедиторские услуги составили 300 грн, в том числе НДС - 50 грн. Затраты экспедитора на осуществление экспедиторских услуг составили 100 грн. Кроме того, фирма от имени клиента оплатила услуги по перевозке в сумме 2700 1 грн.

Отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций показано в таблице:

№ п/п Содержание хозяйственных операций Корреспонденция счетов Сумма, грн Д-т К-т 1 Получены на банковский счет фирмы денежные средства по оплате экспедиторских услуг и услуг по перевозке 311 681 3000 2 2 Начислены налоговые обязательства по НДС на сумму вознаграждения за экспедиторские услуги 643 341 50 3 Осуществлена оплата транспортных услуг автопредприятию 371 311 2700 4 Произведен взаимозачет задолженности перед клиентом и автотранспортным предприятием 681 371 2700 5 Отражена реализация экспедиторских услуг 681 703 300 6 Начислены налоговые обязательства по НДС 703 643 50 7 Списаны расходы, понесенные на осуществление экспедиторских услуг 903 23 100 8 Отнесены расходы на финансовый результат 791 903 100 9 Списана себестоимость реализованных услуг на финансовый результат 703 791 250

1 В этом случае, согласно Закону Украины "О налоге на добавленную стоимость", сумма НДС начисляется по нулевой ставке.

2 При этом валовые доходы составляют 300 грн.

1. КоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г.

2. УКУ - Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г.

3. Закон №283 - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. №283/97-ВР.

4. Закон о НДС - Закон Украины от 03.04.97 г. №168/97-ВР "О налоге на добавленную стоимость".

5. Устав - Устав автомобильного транспорта УССР, утвержденный постановлением Совета Министров Украинской ССР от 27.06.69 г. №401.

6. Порядок №116 - Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 г. №116.

7. Правила №363 - Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.97 г. №363.

8. Положение №18 - Положение о рабочем времени и времени отдыха водителей автотранспортных средств, утвержденное приказом Министерства транспорта Украины от 17.01.2002 г. №18.

9. Инструкция №228 - Инструкция о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденная приказом Министерства статистики Украины, Министерства транспорта Украины от 07.08.96 г. №228/253.

10. Решение Госпредпринимательства - Решение Государственного комитета Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства от 16.10.98 г. №17-02/10 "О необходимости устранения нарушений требований Указа Президента Украины от 03.02.98 г. №79/98 "Об устранении ограничений, сдерживающих развитие предпринимательской деятельности, Минтрансом Украины и Госкомстатом Украины".

Валентина ВОРОНА, бухгалтер-эксперт

Что нового? Жизнь :: Практика Коротко ГНАУ приказом от 15.03.2002 г. №107 отменила Инструкцию о порядке расчета и уплаты налога на добавленную стоимость и акцизного сбора за товары, ввезенные из-за пределов таможенной границы Украины, и товары (работы, услуги), экспортируемые.

Документы проверены, но еще необходимы № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика Если на предприятии прошла плановая проверка ГНИ за 3 года, то может ли предприятие сдать документы, охваченные проверкой, в архив? .

НДФЛ по справедливости № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика ВРУ продолжает менять налогообложение физлиц, ставя целью «отбеливание» доходов населения и одновременно снижение налоговой нагрузки. Очередной Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно справедливого налогообл.