Особенности работы с накладными

Покупка, продажа или возврат товаров, выполнение работ или предоставление услуг – все эти операции сопровождаются первичной документацией. К таковой причисляются разные виды накладных. Каковы нюансы применения накладных?

Содержание

Накладная это первичный документ бухгалтерского учета, на основании которого выполняется отгрузка товаров и доставка их покупателю, а также отображение операции в учете. Каков порядок применения накладных и в чем особенности работы с такими документами?

Общие моменты ↑

В зависимости от особенностей сделки перечень сопровождающих документов может меняться. Но, как правило, документальное сопровождение таково:

• оформляется договор меж продавцом и покупателем;
• выставляется счет для оплаты;
• выдается подтверждающий оплату документ;
• при отгрузке товаров покупателю выдается накладная;
• в случае претензий у покупателя к качеству товара и необходимости возврата оформляется возвратная накладная.

Важно, что юридическую силу документы обретают только в случае реального исполнения хозяйственной операции, то есть товар отгружен, оплата получена. Учет хозопераций осуществляется на основании накладной.

В соответствии с указанными в ней сведениями продавец списывает реализованные ТМЦ. Покупатель на основании накладной приходует приобретенные ценности.

Накладной именуется первичный учетный документ, подтверждающий факт передачи товара от продавца к покупателю. Такой документ необходим в качестве сопроводительного при транспортировке грузов. Накладная это основание списания/оприходования ценностей.

Но термин «накладная» это общее понятие и в зависимости от вида осуществляемых операций накладные могут классифицироваться. В частности накладные бывают приходными, расходными, возвратными и т.д.

Среди наиболее часто применяемых форм накладных отметить следует такие:

Приходная накладная Используется для отображения в учете поступления ТМЦ. Унифицированного бланка для приходной накладной не предусмотрено. В основном документ создается на базе формы ТОРГ-12. Приходной накладная именуется, поскольку покупатель на ее основании приходует ценности Расходная накладная На основании данного документа происходит отпуск ценностей и списывание их с учета продавца. Оформляется продажа также с применением ТОРГ-12 Возвратная накладная Требуется при возврате продавцу товара ненадлежащего качества. При этом может быть заявлена претензия на возврат стоимости товара и понесенных расходов. Как правило, документ составляется в свободной форме. За основу могут приниматься формы ТОРГ-12, ТОРГ-2, ТОРГ-3 Требование-накладная Составляется по форме М-11. Применяется для подтверждения движения ТМЦ меж ответственными лицами и структурными подразделениями Налоговая накладная Являет собой отчетный налоговый документ, который подтверждает возникновение у налогоплательщика налоговой обязанности по причине продажи товаров и одновременно удостоверяет право на налоговый кредит у покупателя

Исходя из способа, вида и формы передачи ценностей, различаются такие виды накладных как:

Товарные Применимы при оформлении операций по приему и отпуску ТМЦ со складов Транспортные Используются при транспортировке грузов, регулируя отношения меж отправителем, перевозчиком и получателем груза. Транспортные накладные в свою очередь различаются в зависимости от вида транспорта и нормативов, касающихся перевозки грузов. Например, транспортная накладная может быть авиационной, железнодорожной, автотранспортной

Предназначением любой накладной является подтверждение выполнения операции, отображенной в ее содержании. То есть накладной удостоверяется факт продажи и передачи ТМЦ.

В бухгалтерском учете накладная становится основанием для списывания и оприходования ценностей. Обусловлено это тем, что документ содержит подобные сведения не только об участниках сделки, но и о характеристиках товара.

Так к непременным реквизитам любой накладной относятся следующие данные:

• наименования всех участвующих в операции сторон (продавца, покупателя, грузоперевозчика, плательщика);
• реквизиты сторон;
• содержание хозяйственной операции;
• вид передаваемого товара;
• основные характеристики ценностей;
• количественные и стоимостные показатели сделки;
• перечень ответственных лиц и их подписи;
• список сопутствующих документов.

Особенности накладных в том, что в зависимости от вида операции перечень реквизитов может дополняться, при этом обязательные реквизиты остаются в неизменном порядке.

В соответствии с бухгалтерским законодательством все хозяйственные операции должны оформляться документально. Только на основании первичных документов они могут фиксироваться в учете.

При этом могут использоваться унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата №132, или самостоятельно разработанные шаблоны при сохранении обязательных данных.

ФЗ №402 определяет обязательные реквизиты, какими должен обладать любой первичный документ. При не соблюдении данной нормы первичный документ приниматься к учету не может.

В Методических рекомендациях, принятых Письмом Роскомторга №1-794/32-5 от 10.07.1996 и касающихся оформления операций учета, приема, отпуска и хранения товаров в организациях сказано, что перемещение товаров от поставщика к получателю должно оформляться товаросопроводительными документами.

К таковым относятся накладные. Здесь же говорится о том, что накладная может быть как приходной, так и расходной. Оформлять ее надлежит материально ответственному за ТМЦ лицу в момент передачи ценностей.

Возникающие нюансы ↑

При составлении накладной создается столько экземпляров, сколько в сделке участвует сторон. В основном создается два аналогичных документа – для продавца и покупателя, для подтверждения в учете продажи и приобретения.

Покупателю накладная также необходима для получения в последующем вычета по НДС.

Несмотря на то, что с 2013 года использование унифицированных форм не обязательно и возможно применение самостоятельно разработанных шаблонов, используемый документ требует утверждения.

Образец накладной М-18, читайте здесь.

Готовый документ может признаваться недействительным при несоответствии его утвержденному образцу. Шаблон накладной должен выглядеть следующим образом:

Указываются обязательные реквизиты Названия организаций-участников, их адреса, контактные данные и банковские реквизиты Прописываются коды ОКПО и ОКДП поставщика Отмечается основание осуществления операции Указываются номер договора поставки и дата его создания Пишется номер накладной И дата ее составления Вносятся данные о передаваемых товарах Информация указывается в виде таблицы, содержащей сведения о виде и названии ТМЦ, их количестве, цене, общей стоимости, единицах измерения, НДС и т.д. Указывается число приложенных К накладной документов и итоги сделки Ставятся подписи Ответственных лиц и печати

При заполнении накладной недопустимо наличие исправлений или ошибок. Такую накладную необходимо переделать. Обязательные реквизиты должны вноситься в соответствии с законодательными требованиями.

Если прием товаров осуществляется на основании доверенности, то ее реквизиты отображаются в накладной, а сама доверенность остается у продавца.

Терминов «приходная накладная» и расходная накладная» официально не предусмотрено. Законодателем утверждено несколько форм, которые могут применяться для передачи и оприходования ТМЦ.

К таковым относятся формы ТОРГ-12, ТОРГ-13, ТОРГ-14. В зависимости от вида и направления деятельности организация вправе использовать унифицированную форму или несколько видоизменить таковую.

В любом случае в учетной политике субъекта утверждается, какие именно формы должны применяться в определенных случаях.

Если новые формы принимаются в процессе деятельности, то утвердить таковые можно отдельным приказом руководителя. Допускается утверждение нескольких форм накладных, используемых в зависимости от вида осуществляемой операции.

При внутреннем перемещении ТМЦ в организации может использоваться простая форма расходной накладной.

Такой бланк содержит:

• название товара;
• стоимость и количество;
• названия структурных подразделений или должности и фамилии ответственных лиц.

Накладную составляют в двух экземплярах. Один экземпляр сохраняется у сотрудника, отпустившего товар. Второй передается принявшему ТМЦ лицу.

Оба документа впоследствии передаются в бухгалтерию для отображения операции в учете. При использовании унифицированных форм может применяться форма ТОРГ-13.

Она предназначена для учета движения ценностей внутри организации или меж ответственными лицами. При заполнении формы в качестве основания выступает письменное распоряжение руководителя организации.

Из особенностей оформления данного вида накладной стоит отметить такие:

Стоимость товаров указывается по учетным ценам Транспортные расходы, НДС и прочее не учитываются, поскольку попросту отсутствуют Накладную составляет материально-ответственное лицо Осуществляющее отпуск ТМЦ Стандартная накладная на внутреннее перемещение Как правило, не содержит данных о местонахождении сторон. Если организация желает указать адреса структурных подразделений, форму можно дополнить

Основными средствами признаются объекты, используемые организацией в производстве более двенадцати месяцев. Такое имущество может использоваться годами и, следовательно, возможно неоднократное его перемещение.

Объекты основных средств перемещаются на основании утвержденной накладной на внутреннее перемещение. При первичном приеме ОС в организации составляется акт приема-передачи.

При внутреннем перемещении накладную можно дополнить графами для отображения текущего состояния объектов. Таким образом исключается взыскание с ответственного лица ущерба, причиненного не по его вине.

Видео: как заполнять ТТН и ТН

Создается накладная на внутреннее перемещение ОС в двух экземплярах. При этом один их них за подписью сдатчика и получателя передается в бухгалтерию.

Другой экземпляр сохраняется сдатчиком до внесения инвентарный список ОС отметки о выбытии объекта у сдатчика и принятии к учету получателем.

Материально-производственными запасами признаются сырьевые материалы, готовая продукция, товары, используемые в управленческих целях.

Процесс движения МПЗ состоит из трех этапов – поступления в организацию, расходования и выбытия. Под внутренним перемещением материалов подразумевается процесс расходования, то есть отпуск в производство.

Если в организации учреждены лимиты на отпуск материалов, то внутренне перемещение осуществляется при использовании лимитно-заборной карты формы М-8.

При отсутствии лимитов применяется требование-накладная, для которой предусмотрена унифицированная форма М-11. При этом для учета движения МПЗ, находящихся на складском хранении применяется карточка учета материалов формы М-17.

При продаже организацией товарно-материальных ценностей сторонней организации используется типовая форма ТОРГ-12. Составляют ее также в двух экземплярах.

Но при этом документ может содержать до пяти подписей ответственных лиц:

Со стороны продавца Руководителя, бухгалтера, ответственного за отпуск лица. В крупных организациях подпись в накладной может ставить один человек, но при наличии у него права подписи накладных за руководителя и главбуха Со стороны покупателя Получившего груз представителя грузополучателя, уполномоченного доверенностью или Уставом Со стороны грузоперевозчика Представителя транспортной компании или компании-получателя, фактически принявшего груз

Накладная ТОРГ-12 может составляться в электронной форме. При этом в ней указывается информация о товарно-транспортной накладной, на основании которой происходит доставка груза от продавца к покупателю.

Электронный документ составляется в единственном экземпляре, заверяется электронной подписью. Далее накладная онлайн пересылается на электронный адрес получателя.

Особенностью привлечения для перевозки грузов сторонних организаций считается то, что крупные компанию предлагают получателям возможность отслеживания грузов. Например, компания-грузоперевозчик «Деловые линии».

Поиск груза по накладной осуществляется в соответствии с номером накладной, соответсвующей определенной грузоперевозке. В личном кабинете грузополучатель может отследить, где именно на данный момент находится его груз и когда следует ожидать доставки.

При заполнении любой накладной следует учитывать такие нюансы:

Дата отгрузки и дата составления накладной должны совпадать Потому документ должно создавать в процессе операции или сразу по ее завершении Указывая информацию о сторонах Нужно обязательно указывать точный юридический адрес, контакты и банковские реквизиты При отправке товара со склада структурного подразделения Необходимо указать его фактический адрес Обязательно указание реквизитов документа Выступающего основанием поставки Должны точно приводится Качественные, количественные и стоимостные характеристики товаров Обязательно наличие подписей ответственных лиц Расшифровками и печатей организаций

По умолчанию распечатанные формы накладных имеют формат А4. Но некоторые формы более целесообразно печатать в ином формате, в частности более удобным может быть бланк А5.

Этим обеспечивается удобство применения документа и экономия бумаги. Но не всем известен такой способ печати. Для распечатки накладной формата А5 в программе 1С необходимо:

Выбрать нужный документ и нажать кнопку «Печать» В открывшемся окне понадобится выбрать форму печатного документа Форма выбирается двойным нажатием Про левой кнопки мыши Открывшуюся форму можно подредактировать Выбрать команду «Таблица – Вид — Только просмотр». Готовая форма может сохраняться на диске «Файл – Сохранить как» При печати документа большого размера программа 1С Автоматически поделит документ на страницы Если требуется изменить формат документа То сделать это можно в параметрах печати. Здесь устанавливается модель принтера, тип бумаги, масштаб документа, численность копий. Далее можно нажать кнопку «Ок» и распечатать бланк в формате А5, указанном в параметрах печати

Еще проще печать накладных в формате А5 осуществляется с применением программы Word. В Word 2007 размер листа задается по следующему пути – «Разметка страницы»→»Параметры страницы»→»Размер».

Про электронные счета-фактуры по НДС, читайте здесь.

Образец заполнения требования-накладной М-11, смотрите здесь.

Для Word 2003 нужно зайти в «Параметры страницы», выбрать закладку «Размер бумаги», выбрать нужный размер и нажать кнопку «Ок».